Digitalisering is de volgende, cruciale stap die de horecasector moet nemen. Daarbij hoef je niet meteen te denken aan robots of drones als vervanging van de menselijke interactie (tenzij dat je een interessant idee lijkt), maar het is wel degelijk zo dat de bedrijven die deze nieuwe oplossingen vermijden, er uiteindelijk onder zullen lijden. De digitalisering wordt dan misschien gestimuleerd door de klant, het is vooral jouw zaak die er het grootste voordeel mee kan doen.
De technische oplossingen richten zich op het directe effect op de klant, of op het indirecte effect op jouw bedrijf. Maar de meeste gaan natuurlijk samen en brengen voordelen mee voor beide partijen. Awareness-technologie en gegevensanalyse helpen je bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in de wensen van je klanten én om aan die wensen tegemoet te komen.
Maar er zijn ook aspecten van de digitalisering die echt alleen over de zakelijke kant van je bedrijfsvoering gaan. Een kassasysteem dat de verkoop automatiseert en de inkomstenstatistieken bijhoudt is niet bepaald interessant voor de mensen die op dat moment in je restaurant zitten te eten – maar voor jou, de zaakvoerder, is het juist uitermate belangrijk.
Investeren in technologie is voor restaurants cruciaal om te blijven concurreren, en als je oplossingen gebruikt die niet met elkaar in verband staan, riskeer je inefficiëntie, dure foutjes of gemiste groeikansen. Je kunt jezelf niet alleen tijd besparen door betere planningen te maken, een goede planningtool die met je kassasysteem geïntegreerd is kan je zelfs helpen om meer winst te maken, de klantenbeleving te verbeteren en meer doordachte beslissingen te nemen.
Tegenwoordig leveren de meeste kassasystemen cijfers en gegevens aan managers en zaakvoerders (en soms ook andere personeelsleden), waardoor zij deze gegevens via internet zelf in gepersonaliseerde rapporten kunnen gieten. Als je eenmaal toegang tot deze gegevens hebt, kun je er altijd in terugkijken. Je kunt rapporten ook automatiseren, zoals bijvoorbeeld het dagelijkse rapport over de verkoopcijfers. Deze worden dan elke dag opgesteld vanuit geselecteerde data en naar bepaalde geadresseerden gemaild. Met deze applicatie, die jou dus de real-time gegevens vanuit elke locatie kan sturen, kun je vervolgens weloverwogen keuzes maken.
De meeste mensen steken het niet onder stoelen of banken: ze houden er niet van om hun bedrijfsadministratie bij te houden (of weten niet hoe) en zijn daarin dus afhankelijk van professionele accountants. En dat terwijl accounting en boekhouding toch de ruggengraat van een bedrijf vormen, en zo ook die van jouw bedrijf. Je kunt jezelf tijd besparen bij het boekhouden door je kassasysteem met je boekhoudsoftware te integreren – hierdoor kun je steeds de juiste gegevens downloaden en geautomatiseerde boekhoudingsrapporten creëren.
Zonder de juiste integratie zal je accountant moeten inloggen in het kassasysteem en de rapporten downloaden om de benodigde informatie te bevestigen. Dan pas kunnen de cijfers in het accountingssysteem worden ingegeven. Dit kan niet alleen een prijzig en complex proces zijn, maar zorgt ook voor meer kans op het maken van fouten.
Door je kassasysteem de voorraden te laten bijhouden maak je het niet alleen moeilijker voor medewerkers om te stelen, het stroomlijnt ook de bestelprocessen en maakt het eenvoudiger om eventuele verspilling te herkennen en te beperken. Een van de meest gebruikte rapporten – en dit zal vast geen verrassing voor je zijn – is het voorraadoverzicht. Dit rapport geeft je een overzicht van de huidige voorraad, wat zowel voor het personeel als voor de eigenaar erg handig kan zijn. Tijdens de openingsuren heen en weer moeten rennen naar het magazijn is hiermee verleden tijd.
LEES MEER: Maak van duurzaamheid een prioriteit
Weet je wel hoeveel liter wijn, bier en sterke drank er jaarlijks verspild wordt in jouw restaurant? Misschien wordt er een drankje met een centiliter te veel geserveerd, of een pilsje tot boven het streepje gevuld … maar hoe kun je bijhouden hoeveel geld je daarmee verliest?
Een systeem voor barautomatisering (of drankverdelingssysteem) verdeelt afgemeten hoeveelheden bier of wijn. Dit kan bijvoorbeeld in combinatie met het Automatic Bottle Control-systeem, dat speciaal ontworpen is om alcohol in de correcte hoeveelheden te serveren. Hierdoor wordt de verspilling beperkt en bespaar je jezelf een hoop kosten. De systemen kunnen eenvoudig geïntegreerd worden met het kassasysteem, wat jou vervolgens de real-time cijfers geeft rond verkoop en voorraad.
Hoeveel tijd zijn jouw restaurantmanagers kwijt aan administratief werk? Met al die cash reports, loonlijsten, bestellingen, inspecties en een hele hoop ander papierwerk is een restaurantmanager al snel aan administratief werk gebonden. Maar je hebt managers aangenomen, geen administratief bedienden.
Bedenk hoe de bedrijfsvoering van je restaurant in elkaar steekt en wat de obstakels zijn die jouw personeel en managers dagelijks moeten overwinnen om de juiste opzet te creëren. Investeer in de nodige tools om te digitaliseren en de processen duidelijk uit te lijnen.
Bekijk de systemen die je nu gebruikt voor bestellingen, (personeels)planning, voorraadbeheer en boekhouding en bepaal of een compleet geïntegreerd systeem iets voor jou is.
Probeer te berekenen hoeveel tijd je kwijt bent aan logistieke taken zoals tafel- en personeelsmanagement. Kijk of er een geautomatiseerde of digitale oplossing bestaat die je die tijd kan besparen.
Om in de huidige markt te blijven concurreren moeten restaurants wel investeren in oplossingen die de alledaagse bedrijfsvoering, zowel online als in de keuken én het kantoor, beter faciliteren.
Trivec is een all-in-one platform dat je een totaaloverzicht van je bedrijfsvoering biedt. Het levert geautomatiseerde rapporten en kan aangepast worden aan jouw zaak. Trivec kan geïntegreerd worden met de systemen die je al gebruikt, zoals voor je personeelsplanning, boekhouding en voorraadbeheer. Door te integreren met verschillende belangrijke systemen helpen we je om jouw alledaagse bedrijfsvoering te stroomlijnen en te automatiseren.
Download Het Digitale Restaurant om onder andere meer te weten te komen over de jongste generatie klanten en hoe je hen kunt aantrekken. Ook lees je er over het verbeteren van de klantenbeleving en de processen achter de schermen (in de keuken) en leer je hoe je je bedrijf kunt optimaliseren en zo meer geld kunt besparen en verdienen.