Ce qu'il faut absolument savoir sur la « caisse blanche »

La caisse blanche, officiellement connue sous le nom de Système de Caisse Enregistreuse (SCE), est un système de caisse créé par le gouvernement fédéral en 2016. La caisse blanche est enregistrée auprès du SPF Finances et ses différents composants (caisse enregistreuse, module de contrôle FDM et carte) ne peuvent être modifiés. Le système SCE vise à lutter contre le travail non déclaré et la fraude fiscale dans l'hôtellerie et la restauration.

Site officiel du système de caisse enregistreuse dans l'horeca.

La caisse blanche : règles de base

Depuis le 1er juillet 2016, la caisse blanche est obligatoire pour toutes les entreprises belges qui soutirent plus de 25.000 € par an de la vente de repas pris sur place. Peu importe que vous exploitiez un magasin de meubles, un café ou un commerce de vêtements. Plus loin dans cet article, nous approfondirons la notion de « repas pris sur place ».

Attention : depuis le 1er décembre 2017, si un food truck ou un stand de restauration offre un service en plus des repas, le taux de TVA de 12 % (au lieu de 6 %) s'applique. Le fisc prend en compte des critères qui indiquent la présence d'un service sur place comme :

• Offrir une table et/ou une chaise à côté du food truck ;
• Offrir un comptoir où s'accouder pour les clients ;
• Revêtement de sol ;
• Musique de fond ;
• Etc.

Quiconque n'utilise pas de caisse blanche ou ne l'utilise pas correctement s'expose à une amende de 1.500 € à 5.000 €.

La période de référence pour le calcul du chiffre d'affaires

Quelle année de chiffre d'affaires devez-vous prendre en compte exactement ? Les périodes de référence suivantes sont valables pour l'application de la caisse blanche. Avez-vous démarré votre entreprise…

• avant 2015 ? Dans ce cas, votre période de référence est l'année 2015.
• entre le 1er janvier 2015 et le 30 juin 2015 ? Dans ce cas, votre période de référence est la période de 12 mois précédant le 1er juillet 2015.
• entre le 1er juillet 2015 et le 30 juin 2016 ? Votre période de référence est alors le nombre de mois depuis lesquels votre activité existait au 1er juillet 2016. Le montant seuil est calculé au prorata. Si votre activité existait depuis sept mois, le montant seuil pour l’intégration de la caisse blanche est 7/12e de 25.000 € = 14.583 €.
• après le 1er juillet 2016 ? Vous vous basez dans ce cas sur l'estimation de votre chiffre d'affaires prévue dans votre business plan.

Toute personne qui dépasse le seuil (25.000 € ou au prorata) est obligée de continuer à utiliser la caisse blanche, même si le chiffre d'affaires repasse sous ce seuil par la suite.

Qu'entend-on par « repas pris sur place » ?

La caisse blanche concerne les repas consommés sur place. Mais comment interpréter cela ? Le SFP Finances nous éclaire.

Tout d'abord, les boissons ne sont pas incluses dans le chiffre d'affaires de référence. Les plats à emporter et les produits préemballés sans préparation (chips, chocolat, etc.) ne comptent pas non plus. Les produits préemballés à réchauffer et consommés sur place comptent en revanche bel et bien.

Il y a également des exceptions :

• Les food trucks qui ne vendent de boissons que sur les marchés et les festivals ;
• Les services de traiteur avec livraison et/ou enlèvement sans service destiné à rendre la consommation immédiate de ce repas plus agréable ;
• Les bouchers, charcutiers et traiteurs qui proposent des plats préparés en magasin sans service destiné à rendre la consommation immédiate de ce repas plus agréable ;
• Les hôtels qui fournissent des repas inclus dans le service hôtelier et qui ne sont pas facturés séparément.

Ce sont principalement les combinaisons de repas et services qui peuvent donner lieu à des discussions avec l'administration fiscale. Quelques exemples :

• Tania a une boulangerie avec salle attenante. Tous les sandwichs, viennoiseries et croissants consommés dans cette salle sont considérés comme des services de restauration (en tant que « repas pris sur place »). Si le chiffre d'affaires des repas pris sur place dépasse 25.000 €, toutes les ventes, y compris les ventes ordinaires dans la boulangerie elle-même, devront passer par le système de caisse enregistreuse.
• Sven donne des ateliers de cuisine. L'accent est mis ici sur l'aspect éducatif et non sur le fait de manger. Un taux de TVA de 21 % (services) s'applique.
• Caroline dirige une salle de fête qui se loue pour des fêtes ou des réceptions. Dans ce cas, le taux de TVA dépend du fait que le traiteur externe traite directement avec le client final ou s'il facture d'abord Caroline, qui, à son tour, répercute les frais de restaurant sur le client final.

Combien coûte une caisse blanche ?

Pour l'intégration d'un Système de Caisse Enregistreuse (caisse blanche), il faut compter environ 380 €. Toute personne dont le chiffre d'affaires est supérieur au montant seuil (25.000 € par an) est tenue de réaliser cet investissement.

Toute personne qui n'est pas légalement obligée d'utiliser une caisse blanche peut néanmoins tirer des avantages pratiques de l'intégration volontaire d'un système de caisse intelligent. Après tout, un tel système de caisse vous décharge d'une partie considérable de votre administration. Il convient de faire la distinction entre la caisse blanche obligatoire (SCE) et la boîte noire.

• Caisse blanche : une caisse qui enregistre toutes les transactions conformément à la législation et à laquelle le SPF Finances a accès. Une caisse blanche peut être complétée d'une boîte noire.
• Boîte noire : module fiscal lié à la caisse blanche et à la comptabilité.

Que peut vous offrir Trivec ?

Trivec est leader sur le marché des systèmes de caisse et des systèmes d'automatisation de bars pour l'horeca. Trivec fournit des systèmes de caisse sur mesure afin que toutes les opérations de caisse soient plus faciles et plus efficaces. Toutes les entreprises du secteur de l'horeca peuvent faire appel à nous : restaurants, bars, cafés, food trucks, hôtels, etc.

Trivec est également le partenaire idéal pour vous conseiller sur la caisse blanche et son intégration. Trivec n'est en effet pas un système de caisse uniforme, mais bien un système de caisse entièrement adapté aux besoins et aux souhaits de l'entreprise hôtelière ou de restauration. Ainsi, en tant qu'entrepreneur, vous joignez l'utile à l'agréable.

En savoir plus »