Vem som tänker göra en springnota eller inte kan en restaurang aldrig förutse med blotta ögat. Vidare är ’no shows’ problematiskt för restaurangerna som kanske har sagt nej till gäster i dörren eftersom bokningen visar att det är fullt, bord som sedan förblivit tomma på grund av ’no shows’.
Här är några tips på hur du undviker springnotor och ’no shows’.
Via kassasystemet kan restaurangen be att få fakturauppgifter samt mailadress i förväg för att skapa ett fakturaunderlag. Om kunden eller gästen inte finns i kassasystemet är det att betrakta som en ny kund och personalen måste lägga in uppgifter om kunden för att kunna fakturera. Säkerhetsmässigt flyttar du alltså godkännandeprocessen till före köptillfället. Genom att samla in fakturauppgifter i förväg förenklas i betalprocessen när gästerna ska betala, du har information om kunden och fakturerar direkt från kassasystemet med några knapptryck. Att man kan skapa fakturan från kassan i Fortnox, ner på produktnivå är en bonus. Det finns både möjlighet till samlingsfaktura och direktfaktura. Det vanligaste är att våra kunder arbetar med samlingsfaktura. Då kan man tex lägga till lokalhyra i Fortnox. Det kan man inte med direktfaktura då den är stängd.
Arbetar man med samlingsfaktura så skapas flera orders (tex flera köp under olika dagar på en konferens) i Fortnox när man stänger notorna på kunden i kassan. I Fortnox väljer man sedan att stänga ordrana och göra om till en samlingsfaktura som skickas från Fortnox när gästerna lämnat.
Arbetar man med direktfaktura så skapas fakturan direkt i Fortnox när den avslutas mot kunden i kassan. Den skickas sen från Fortnox. Man kan välja att fakturor skickas automatiskt från Fortnox med.
Vid bordsbokning via restaurangernas hemsida, eller via BokaBords sajt och app, uppmanas gästerna att fylla i ett formulär för att lägga in ett kreditkort som säkerhet för den valda sittningen. Restaurangerna har full flexibilitet att använda denna funktion vid behov, exempelvis vid middagssittningar eller vid högtider och speciellt sammansatta menyer. Det är då enkelt för restaurangen att se vem som har bokat samt om restaurangen informerat kunden om det så kan en avgift tas ut om gästerna inte dyker upp.
I BokaBord-appen kan gäster lägga in sina kortuppgifter som dessutom sparas i profilen, vilket förenklar vid bokning då gästen slipper att fylla i sin information vid varje nytt bokningstillfälle. En ytterligare åtgärd restaurangen kan göra är att aktivera BokaBord Pay, en tjänst som gör att gästen kan betala via BokaBord-appen istället för att vänta på notan. För att nyttja tjänsten behöver gästen lägga in sitt kort i appen innan besöket vilket försvårar en springnota.
Många bordsbokningssystem har satt upp några regler för de som bokar bord. Det kan vara att gästen får ett sms några timmar före middagen att de måste vara på plats minst 15 min efter bokad tid, annars förlorar de bordet. Andra regler kan vara att gästerna får ett sms eller ett mail om vikten att avboka minst 5 timmar före en middagssittning.
På det här sättet undviker du att du inte vet något om de gäster som bokar.