L’importance d’avoir une caisse enregistreuse certifiée dans son restaurant

Saviez-vous qu’en tant que restaurateur assujetti à la TVA et quel que soit votre chiffre d‘affaires, vous êtes dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse enregistreuse ou système de caisse certifié en application de l’article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts (CGI).  

En effet, entré en vigueur depuis le 1er janvier 2018, et pour respecter les normes en vigueur, votre caisse enregistreuse restaurant doit répondre aux conditions suivantes :  

•  l'inaltérabilité, c’est à dire la sauvegarde et la conservation de toutes les informations issues des règlements sans qu’elles ne puissent être modifiées  
• la sécurisation, c’est à dire la sécurisation des informations originales, ainsi que des itérations et des pièces justificatives   
• la conservation, c’est à dire la sauvegarde et la clôture des informations sur une période donnée  
• l'archivage de données, les données datées et figées sont archivées pendant une période en vue du contrôle de l'administration fiscale. L'intégrité des informations est également garantie.  

Ainsi, pour être dans les règles vous devez alors disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel certifié.  

Un système de caisse doit être certifié, quelle que soit la qualification du logiciel (caisse, comptable, gestion), dès lors qu’il dispose d’une fonctionnalité de caisse et permette de tracer les encaissements des particuliers. Dans le même sens, si vous disposez d’un logiciel multi-fonctions (associant un logiciel d‘encaissement, un logiciel de gestion et un logiciel de comptabilité par exemple), seules les fonctionnalités de caisse enregistreuse devront être certifiées.   

Toutes les entreprises sont-elles concernées ?  

Certaines catégories d’entreprises ne sont pas soumises à cette obligation :  

• Les contribuables réalisant une activité entièrement destinée à des professionnels (B to B)  
• Les contribuables bénéficiant du régime de la franchise comme les micro-entrepreneurs  
• Les contribuables soumises au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole  
• Les contribuables réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA  

Quelle est la pénalité si sa solution d’encaissement n’est pas conforme ?  

Dans l’éventualité où un contrôle de la direction générale des finances publiques surviendrait, le restaurateur dispose de 60 jours pour fournir une attestation obligatoire qui atteste que son logiciel de caisse est conforme aux normes obligatoires. En cas de contrôle, si le restaurateur n’est pas en mesure de fournir cette attestation, il risque une amende de 7500€.   

Comment être sûr que sa caisse enregistreuse respecte la règlementation ?  

Il vous est possible de demander à votre fournisseur de système de caisse de vous fournir une attestation individuelle de conformité qui sera délivrée par papier ou par email. Ce document le rend responsable et contient les informations suivantes :  

• Nom et référence du logiciel  
• Date d’acquisition du logiciel par le client  
• La mention du respect des quatre conditions énoncées précédemment (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage)  

Le respect de ces quatre conditions peut également être prouvé de deux autres manières :   

Un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité (LNE, AFNOR etc.)  

• Une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel suivant un modèle défini par l’administration