Wat je zeker moet weten over de ‘witte kassa’

De witte kassa, officieel het Geregistreerde Kassasysteem (GKS), is een kassasysteem dat in 2016 door de federale overheid in het leven werd geroepen. De witte kassa staat geregistreerd bij de Federale Overheidsdienst Financiën en de verschillende onderdelen (kassa, controlemodule FDM en kaart) kunnen niet gewijzigd worden. De bedoeling van het Geregistreerde Kassasysteem is om zwartwerk en belastingfraude in de horeca te bestrijden.

Officiële website van het geregistreerd kassasysteem in de horeca

De witte kassa: de basisregels

De witte kassa is sinds 1 juli 2016 verplicht voor iedere Belgische zaak die meer dan 25.000 € omzet haalt uit maaltijden die ter plaatse worden genuttigd. Het maakt hierbij niet uit of je een meubeloutlet, een koffiezaak of een kledingwinkel uitbaat. Verderop in dit blogbericht gaan we dieper in hoe je ‘maaltijden ter plaatse’ moet begrijpen.

Opgelet: wanneer een foodtruck of een voedselkraam naast maaltijden ook een dienstverlening aanbiedt, dan geldt sinds 1 december 2017 het BTW-tarief van 12% (in plaats van 6%). De fiscus houdt hier rekening met signalen die wijzen op een dienstverlening ter plaatse zoals:

• Het aanbieden van een tafeltje en/of een stoel naast de foodtruck,
• Het aanbieden van een eetbalie voor de klanten,
• Grondbekleding,
• Achtergrondmuziek,
• Wie de witte kassa niet gebruikt of niet correct gebruikt, riskeert een boete tussen 1.500 € en 5.000 €.

De referentieperiode voor de omzet

Met welk omzetjaar moet je nu precies rekening houden? Voor de toepassing van de witte kassa gelden de volgende referentieperiodes. Ben je gestart met je zaak:

• vóór 2015? Dan is je referentieperiode het jaar 2015.
• tussen 1 januari 2015 en 30 juni 2015? Dan is je referentieperiode de 12 maanden voorafgaand aan 1 juli 2015.
• tussen 1 juli 2015 en 30 juni 2016? Dan is je referentieperiode het aantal maanden dat je zaak bestaat op 1 juli 2016. Het drempelbedrag wordt dan pro rata berekend. Bestaat je zaak zeven maanden dan is het drempelbedrag voor de integratie van de witte kassa 7/12 van 25.000 € = 14.583 €.
• na 1 juli 2016? Dan baseer je je op de omzetraming in je businessplan.

Wie het drempelbedrag (25.000 € of pro rata) overschrijdt, is verplicht om de witte kassa te blijven gebruiken, ook al zakt de omzet nadien opnieuw onder het drempelbedrag.

Wat zijn ‘maaltijden ter plaatse’?

De witte kassa heeft betrekking op maaltijden die ter plaatse worden genuttigd. Maar hoe moet je dat precies interpreteren? De FOD Financiën schept duidelijkheid.

Eerst en vooral worden bijhorende dranken niet verrekend in de referentieomzet. Meeneemmaaltijden en voorverpakte producten zonder bereiding (chips, chocolade,...) tellen ook niet mee. Op te warmen voorverpakte producten die ter plaatse worden genuttigd tellen wel mee.

Verder zijn er uitzonderingen voor:

• Trucks die uitsluitend dranken verkopen op markten en festivals,
• Cateringdiensten met levering en/of ophaling zonder een dienst die het onmiddellijk verbruik van die maaltijd aangenamer maakt,
• Slagerijen, delicatessenzaken en traiteurs die bereide maaltijden aanbieden in de winkel zonder een dienst die het onmiddellijk verbruik van die maaltijd aangenamer maakt,
• Hotels die maaltijden voorzien die inbegrepen zijn in de hoteldienst en niet apart verrekend worden.

Het zijn vooral combinaties van maaltijden en diensten die kunnen leiden tot discussies met de fiscus. Enkele voorbeelden:

• Tania heeft een bakkerszaak met een aanpalende verbruikszaal. Alle broodjes, koffiekoeken en croissants die in de verbruikszaal geconsumeerd worden, tellen mee als restaurantdienst (als ‘maaltijd ter plaatse’). Stijgt de omzet van de maaltijden ter plaatse boven de 25.000 €, dan zullen alle verkopen, ook de gewone verkopen in de bakkerij zelf, verplicht via het GKS moeten lopen.
• Sven geeft kookworkshops. De focus ligt hier op het onderwijzende aspect en niet op het eten. Hier is een BTW-tarief van 21% (diensten) van toepassing.
• Caroline baat een feestzaal uit die je kan huren voor feestjes of recepties. Hier hangt het BTW-tarief af of de externe cateraar rechtstreeks met de eindklant handelt of eerst factureert aan Caroline die op haar beurt de restaurantkosten doorrekent aan de eindklant.

Hoeveel kost een witte kassa?

Voor de integratie van een Geregistreerd Kassasysteem (witte kassa) mag je rond de 380 € rekenen. Wie een omzet draait die hoger ligt dan de drempelwaarde (25.000 € per jaar), is in ieder geval verplicht om die investering te doen.

Wie wettelijk niet verplicht is om een witte kassa te gebruiken, kan toch praktische voordelen halen uit de vrijwillige integratie van een ‘slim’ kassasysteem. Een dergelijk kassasysteem neemt immers een aanzienlijk deel van je administratie uit handen. Maak hier een onderscheid tussen de wettelijk verplichte witte kassa (GKS) en de zwarte doos.

• Witte kassa: kassa die alle verrichtingen registreert conform de wetgeving en waartoe de FOD Financiën toegang heeft. Een witte kassa kan aangevuld worden met een zwarte doos.
• Zwarte doos: fiscale module die gekoppeld is aan de witte kassa en aan de boekhouding.

Wat kan Trivec voor jou betekenen?

Trivec is marktleider in kassasystemen en systemen van barautomatisering voor de horeca. Trivec levert op maat gemaakte kassasystemen zodat alle kassahandelingen makkelijker en efficiënter verlopen. Alle horecabedrijven kunnen bij ons terecht: restaurants, bars, cafés, foodtrucks, hotels, enz.

Trivec is ook de partner bij uitstek voor advies rond de witte kassa en de integratie daarvan. Trivec is immers geen uniform POS-systeem maar een kassasysteem dat volledig wordt afgestemd op de noden en wensen van het horecabedrijf. Op die manier koppel je als ondernemer het nodige aan het aangename.

Lees meer »