Begroting als tool – hou de touwtjes in handen in je horecazaak
Je begroting opmaken klinkt saai. Maar het kan er net voor zorgen dat de rest van je zaak op wieltjes loopt. Gebruik het als tool voor een positief effect dat overloopt: ruimte voor nieuwe borden, een piekfijne wijnkaart, meer tijd voor training en misschien wel een renovatie die je uitstraling naar een hoger niveau tilt. Hou de cijfers onder controle voor meer plezier in het runnen van je zaak en krijg meer tijd voor wat écht telt: de klantenervaring!
Grote organisaties met veel vestigingen verspreiden het budgetteren over het hele zomerseizoen. Ze pakken alles aan in hapklare porties in plaats van in ‘één superlange dag in september’. Laat de locatiemanager de eerste versie maken voordat die met het management wordt besproken. Vergelijkende gegevens uit het verleden en externe informatie (zoals weersomstandigheden, verkeersstromen en gebeurtenissen) mogen niet ontbreken. Blijf de begroting verfijnen tot die realistisch is, maar nog steeds motiverend. Kleinere ondernemingen beginnen eraan zodra de zomerterrassen leeg beginnen te lopen, maar ownership (chef, restaurantmanager ...) en managementoverleg zijn net zo belangrijk voordat je de begroting afklopt met de eigenaars en aan het personeel voorlegt.
Zorg ervoor dat iedereen de cijfers begrijpt
Cijfers kunnen intimiderend zijn. Gebruik daarom maatstaven waar iedereen zich iets bij kan voorstellen:
Verkoopcijfer = aantal glazen, gerechten of menu’s
Personeelskosten = werkuren - Deze week zijn er X uren ingepland. Waar kunnen we tijd besparen zonder problemen te veroorzaken?
Foodcost = organiseer een kookwedstrijd voor een plekje op de nieuwe menukaart, inclusief kostenberekening
Marge = verkoopprijs – inkoopprijs - Op welk bier verdienen we het meeste?
Maak het vooral leuk met kleine visuele hulpmiddelen. Hang bijvoorbeeld tien wijnglazen op die het avonddoel voorstellen. Maak van de cijfers een spel dat voor je hele team duidelijk is.
Je begroting opvolgen doe je elke dag. Een vaste kost zoals de huur kan je moeilijk beïnvloeden – maar wat er in je zaak gebeurt wél. Hou een vinger aan de pols en check je personeelsbezetting, inkoop, verspilling, assortiment en prijzen. Plan hoeveel glazen, borden, pannen en andere benodigdheden je dit jaar moet voorzien. Grote bedrijven kunnen zelfs synchroniseren tussen vestigingen. Denk aan het uitwisselen van apparatuur of personeel bij de seizoenswissel.
Draait je zaak lange dagen? Breng in kaart welke tijdstippen de hoogste inkomsten opleveren en gebruik dat inzicht om je bezetting te plannen. Vergelijk periodes die overeenkomen: een zonnige vrijdag met een goede verkeerssituatie kan je bijvoorbeeld niet vergelijken met een grauwe dinsdag waarop je terras moeilijk bereikbaar is. Zo wordt het
makkelijker om personeel, inkopen en menu’s te plannen. En dat heeft een positieve impact op de werksfeer.
Moderne horecasystemen hebben alles in één ecosysteem: kassa, planning, reserveringen, voorspellingen, begrotingstools en dashboards. Ze nemen het zware werk uit handen en berekenen verkooppieken, gemiddeld rekeningbedrag, omzet per gewerkt uur, personeelspercentage, marges, toplijsten en nog veel meer. Laat die gegevens automatisch stromen en steek je tijd als uitbater in wat telt: je gasten, je team en je kennis.
Een kleine, Zweedse sportbar leert ons eenvoudige lessen die net zo belangrijk zijn in grote zaken:
Laat de cijfers je prijzen bepalen, niet je buikgevoel. En durf ze aan te passen wanneer grondstofprijzen veranderen.
Laat je personeelsbezetting niet aan het geluk over, maar optimaliseer door per uur te plannen. Stel wekelijkse uurdoelen met het team en maak je planning op basis van de prognose van de week.
Breng je begroting in beeld. Een eenvoudig bord in de keuken dat je personeel dagelijks ziet, is beter dan een pdf die al snel wordt vergeten.
Verbind gegevensstromen. Zorg ervoor dat je kassa, planning, reserveringen, prognoses en begroting aan elkaar zijn gelinkt zodat je de omzet en kosten per uur ziet.
Visualiseer je doelen. Zorg ervoor dat je team het glazen- of gerechtendoel van de avond kan zien.
Maak je planning op uurbasis. Vergelijk met historiek, weer en lokale gebeurtenissen.
Plan je aankopen jaarlijks. Deel je investeringsbudget in per maand en volg het iedere week op.
Leer uit de resultaten. Wijk je af van je budget, zie het dan als een leermoment in plaats van een blunder. Vier wanneer je je doelen haalt.
Als de begroting dagelijkse kost wordt in plaats van een extra stressfactor, heeft dat een dubbel effect: meer controle én meer creativiteit. Zo blijft je zaak winstgevend zonder zorgen.